Nutze ⌘+P (Mac) oder Strg+P (Windows) → „Als PDF speichern". Header/Footer/Navigation werden im Print-Modus automatisch ausgeblendet.
EU AI Act · Artikel 4
Kompetenzpflicht-Checkliste
Für Geschäftsführer, Compliance-Officer und HR-Leiter. 20 Minuten Selbstcheck plus 90-Tage-Aktionsplan.
Warum diese Checkliste
Artikel 4 des EU AI Act gilt seit dem 2. Februar 2025 verbindlich für alle Unternehmen in der EU. Er verlangt „ausreichende KI-Kompetenz" von allen Personen, die im Namen der Organisation KI-Systeme betreiben oder nutzen. Keine Übergangsfrist. Keine Schwellenwerte. Volle Anwendung.
Diese Checkliste bringt dich in 20 Minuten von „was verlangt Artikel 4 eigentlich?" zu einem konkreten Maßnahmen-Plan.
Was Artikel 4 konkret verlangt
Wortlaut (verkürzt): Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI umgehen, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen.
- Betreiber-Pflicht: Nicht nur Entwickler — jedes Unternehmen, das KI nutzt.
- Kompetenz-Definition: Angemessen zu Kontext, Rolle und Risiko der KI-Nutzung.
- Nachweis-Pflicht: Bei BAFA-Audit oder Marktüberwachung muss dokumentiert vorliegen.
Selbstcheck · 8 Fragen
Beantworte jede Frage mit Ja / Nein / Weiß nicht.
- Bestandsaufnahme — Weißt du, welche KI-Systeme aktuell in deinem Unternehmen im Einsatz sind (auch informell durch Mitarbeiter-eigene ChatGPT-Nutzung)?
- Rollen-Abgrenzung — Ist geklärt, wer als „Anbieter" (Modell-Entwickler) und wer als „Betreiber" (Nutzer im Auftrag) einzustufen ist?
- Risiko-Klassifizierung — Sind die KI-Systeme nach EU-AI-Act-Risikoklassen (verboten / hoch / begrenzt / minimal) eingeordnet?
- Kompetenz-Anforderungsprofil — Existiert ein Profil, welche Kompetenz welche Rolle braucht (HR mit KI-Bewerbertool vs. Marketing mit ChatGPT)?
- Schulungs-Nachweis — Können die Kompetenzmaßnahmen (Schulungen, Onboarding, Handreichungen) dokumentiert und nachgewiesen werden?
- Prozess-Verankerung — Ist Artikel-4-Compliance in Onboarding, Vertragsbedingungen und Betriebsvereinbarungen verankert?
- Externe Nutzer — Sind auch Freelancer, Beratungshäuser und externe Dienstleister, die für dich KI nutzen, in die Kompetenz-Pflicht eingebunden?
- Update-Zyklus — Gibt es einen jährlichen Review-Prozess, um Kompetenzstand und neue KI-Systeme abzugleichen?
- 7–8× Ja: Artikel-4-Basis sauber. Fokus jetzt auf kontinuierlichen Update-Zyklus.
- 4–6× Ja: Basis steht, konkrete Lücken. Priorisiere die Nein-Antworten.
- 0–3× Ja: Kritisch. Bei BAFA-Audit heute angreifbar. Sofortmaßnahmen sinnvoll.
Was reicht als Nachweis — was nicht
- Rollenspezifische Schulungen mit Teilnahme-Dokumentation
- KI-Nutzungsrichtlinie im Personalhandbuch, unterschrieben
- Regelmäßige Kompetenz-Reviews (min. jährlich)
- Freelancer- und Dienstleisterverträge mit KI-Kompetenz-Klausel
- Interner KI-Kompetenz-Verantwortlicher (empfehlenswert ab 200 MA)
- Freiwillige Online-Kurse ohne Zuordnung zu Rollen
- Einmal-Schulung ohne Update-Zyklus
- „Wir haben das intern besprochen" ohne Doku
- Verweis auf externen Vertrag ohne konkrete Klausel
- Alles, was nicht schriftlich existiert
90-Tage-Aktionsplan
- KI-Bestand erfassen (auch informelle Nutzung)
- Rollen-Matrix erstellen: Wer nutzt was, mit welchem Zugriff
- Verantwortlichkeit für Artikel 4 klären (i. d. R. IT + HR + Compliance gemeinsam)
- Kompetenzprofile pro Rolle definieren
- Basis-Schulung ausrollen (30–90 Min, rollenangepasst)
- Nutzungsrichtlinie schreiben und in Personalhandbuch aufnehmen
- Onboarding-Prozess anpassen
- Externe Verträge um KI-Kompetenz-Klausel erweitern
- Jährlichen Review-Termin fest setzen
- Erste Doku-Runde abschließen (BAFA-Audit-Vorbereitung)
Was du jetzt nicht tun musst
- Keine Über-Zertifizierung: Artikel 4 verlangt „angemessen", nicht „maximal".
- Kein spezifisches Curriculum vorgeschrieben — der Regulator akzeptiert diverse Formate.
- Kein KI-Beauftragter Pflicht (aber empfehlenswert für Firmen ab ~200 Mitarbeitenden).
Wenn du dabei Unterstützung willst
Ich bin Tim Kappel — sechs Jahre KI-Verantwortung im MDAX-Konzern (Plattform-Rollout für 40.000+ Mitarbeiter, globale Strategie auf Board-Ebene), heute AI Practice Lead bei mesakumo und Builder unter PRYME. Genau diese Compliance-plus-Praxis-Übersetzung ist mein Tagesgeschäft.
- Newsletter „KI Klartext": Alle zwei Wochen die wichtigsten KI-News, eingeordnet für Entscheider. Du bist automatisch dabei, da du diese Checkliste geladen hast.
- Beratung: mesakumo.com — strukturierte AI-Act-Compliance und Kompetenzpflicht-Umsetzung.
- Speaking: pryme.eu/speaking — Keynotes zu KI-Strategie, Governance und AI-Native.